如何設(shè)計你的預(yù)算費用，現(xiàn)今經(jīng)濟下滑的情況下當(dāng)你想削減你的參展預(yù)算時，首要原則是你想保留什么。削減展會預(yù)算是一件兩難的事情。公司管理層只會要求你削減預(yù)算，但是什么項目該保留，什么可以削減他們不會有明確的或具體的指示。這個責(zé)任就由負(fù)責(zé)參展的人員來承擔(dān)。這不是一件容易的事情，因為如果作了錯誤的決定，可能首先就會影響你的工作。
       對不同的公司和展會而言，決定削減哪一部分的預(yù)算是不同的，并沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)決定什么該保留什么應(yīng)該削減時，主管參展的經(jīng)理就會陷入困境之中，某些項目是必須保留不可更改的，但是什么又是可以犧牲的呢？
       對某些公司來說，聚會就像裙子的褶邊一樣是不可缺少的；對另一些公司來說，招待會對于建立和維系客戶關(guān)系是必須的，因此，這些都不可削減。新聞發(fā)布會對某些公司是不需要的奢侈品，但是對另一些公司來說，使媒體不斷地對公司的新產(chǎn)品和新服務(wù)保持關(guān)注是公司戰(zhàn)略的重要組成部分。
無論是什么行業(yè)的企業(yè)以及企業(yè)的參展戰(zhàn)略是什么，我們都可以從以下一些成熟的預(yù)算規(guī)律中學(xué)些什么，這是從許多次的實驗和錯誤中總結(jié)出來的削減預(yù)算的重要規(guī)律。
一、讓我們先看看什么費用削減的幾種方式：
      1、盡量減少贈品的費用現(xiàn)場的展會管理者對此可能會有抱怨，但他們會理解的。無論如何，贈送會使你產(chǎn)生這樣的想法“這個人可能不是我們的目標(biāo)客戶”。即使你沒有參加那么多展會，你也可以計算一下在贈品方面節(jié)約的費用：根據(jù)最近的一項調(diào)查，贈品是提高預(yù)算的典型開支，經(jīng)常占到展會預(yù)算的8-12%。
      2、降低展位清潔服務(wù)的費用在一些小的展位上，比如說，10×10英尺、10×40或者20×20英尺的展位，一般都是由展位上的員工做清潔工作。在一些大型展位上，如40×50、50×50或者50×70英尺的展位，可能有專門的清潔工人來清掃垃圾或者廢料。不過有經(jīng)驗的管理者就會要求清潔工人在展位剛搭建好的時候來打掃一次，而不是每天有專人打掃。因為過了第一天之后，展位的清潔工作往往就很少了。某些公司在清潔方面的費用一年平均每個展會可以節(jié)約1800美元到10000美元，而且也不會降低展位活動的水準(zhǔn)。
     3、不租植物省去眼花繚亂的盆景，你可以節(jié)約250美元到1800美元。有的公司一年可以節(jié)約5000美元，展位也不會顯得沒有生氣。
     4、展位上少裝電話展位上的電話能滿足需要就行了。通常在展位上拉一根電話線要250美元開銷，如果少裝幾門電話就能減少很多費用。少裝電話的好處還在于可以使你的員工少打未經(jīng)批準(zhǔn)的長途電話。
二、不可削減的費用每一個老練的展會管理者都會有自己的經(jīng)典原則，決定什么花銷是必須的，參展商也可以從以下幾點作參考：
    1、保證工作的穩(wěn)定性和連續(xù)性這是參展致勝的法寶，一位資深的市場傳訊經(jīng)理認(rèn)為，參展商必須保證年復(fù)一年展會工作之間的關(guān)聯(lián)性。如果不注重這個規(guī)律，工作將充滿了不確定性。參展后跟蹤客戶將使你知道什么展會是高回報的，什么展會你可以不參加。如果參展商有一次沒有追蹤客戶信息，那么下次可能要花幾年的時間恢復(fù)這個信息并要多花成百上千的錢。
    2、高水準(zhǔn)的銷售團隊聚會這是一條非常關(guān)鍵的經(jīng)驗，作為參展商一定要花時間面對客戶。不能削減客戶與你的管理層、關(guān)鍵銷售人員以及市場人員的會面機會。貿(mào)易展會是一種有效的與客戶溝通的方式。如果要送一位高層管理人員去客戶所在的地方會面，平均每一次旅程大約需要花費5000美元。但如果在展會上公司高層與客戶見面能夠節(jié)約多少錢是很難估算的。請想象一下如果有10位公司高層管理人員在展會上與100位客戶見面，將節(jié)約多少費用。這么估算一下，貿(mào)易展會是一個很便宜的與客戶接洽的機會。
    3、重點產(chǎn)品的展示推廣費用不可少重點產(chǎn)品信息的發(fā)布和宣傳費用是不可缺少的。展會現(xiàn)場是發(fā)布產(chǎn)品信息的重要場所。當(dāng)然，新聞媒體也能做到這一點，但是客戶不能親眼看到真實的產(chǎn)品，也不能親身體驗新產(chǎn)品。不過，不是所有的展會都能做到讓顧客對公司以及公司的產(chǎn)品有直觀的認(rèn)識。有經(jīng)驗的參展商會花一筆錢雇傭受過訓(xùn)練的專業(yè)人員，他們能夠用最有效的方式展示公司的明星產(chǎn)品，用最少的時間獲得最多的回饋，這筆預(yù)算是不可節(jié)約的。
    4、殷勤招待客戶在展會上讓你的客戶高興是參展的主要理由之一。所以殷勤招待客戶的費用不可少。參展商也許需要為此舉辦一些酒會或者活動，用來加固與客戶之間的聯(lián)系。一位參展商這么說，客戶是我們參展的理由，也是我們做生意的理由。